وقتی روی یک پروژه بزرگ کار می کنید، لیست کارهایی که باید انجام دهید ممکن است کوتاه بیایند. این مسئله خیلی اتفاق می افتد و افراد زیادی درگیر هستند. در عوض، باید از نرم افزار مدیریت پروژه اختصاصی استفاده کنید. اما چگونه یک اپلیکیشن مدیریت پروژه را انتخاب می کنید؟. پاسخ به اندازه تیم شما، روشی که ترجیح می دهید کار کنید، و آنچه می خواهید انجام دهید بستگی دارد. در زیر، برخی از بهترین انواع برنامه مدیریت پروژه در بازار را بررسی می‌کنم تا به شما در پیدا کردن ابزار مناسب برای نیازهایتان کمک کنم.
برنامه مدیریت پروژه
1-ترلو
Trello بر اساس سیستم مدیریت پروژه Kanban هیئت مدیره است. کانبان وظایف پروژه را به صورت کارت هایی بر روی یک تخته تقسیم شده به ستون سازماندهی می کند. هر ستون نشان دهنده یک وضعیت کار است (معمولاً باید انجام شود، انجام می شود و انجام می شود، اگرچه می تواند بسیار پیچیده تر شود). همانطور که کار روی کارت ها پیش می رود، آنها را از چپ به راست حرکت می دهید. علاوه بر پیاده سازی این طرح تخته کانبان، Trello به شما امکان می دهد کارت هایی را به اعضای تیم اختصاص دهید، تاریخ های سررسید را تعیین کنید، فایل ها را پیوست کنید و نظر بدهید.
Trello همچنین دارای انواع مختلفی از پاور آپ ها است که می توانید از آنها برای بهبود گردش کار خود استفاده کنید. یکی از موارد مورد علاقه من شارژ کردن کارت قدیمی است که باعث می شود کارت های Trello در صورتی که مدتی روی آنها کار نشده است محو شوند. Trello برای انواع پروژه ها مفید است. من از آن برای مدیریت تقویم های سرمقاله برای مشتریان مختلف استفاده کرده ام، و شما حتی می توانید از آن برای مدیریت توسعه نرم افزار استفاده کنید. (اگرچه برای آشنایی با برنامه های مدیریت پروژه که به طور خاص برای گردش کار توسعه نرم افزار ایجاد شده اند، به خواندن ادامه دهید).
قیمت:
اکثر ویژگی ها به صورت رایگان در دسترس هستند.
پلتفرم ها: اندروید، iOS، مک، ویندوز، وب
2-آسانا
اگر Trello را دوست دارید اما آرزو می کنید که راه های بیشتری برای تجسم وظایف شما داشته باشد، به Asana نگاه کنید. هنگامی که یک پروژه جدید در آسانا ایجاد می کنید، می توانید آن را به چند روش مختلف مشاهده کنید:
نمای لیست وظایف پروژه را به صورت لیست نمایش می دهد. شما می توانید لیست ها را به بخش هایی برای سازماندهی آسان تر تقسیم کنید.
نمای تابلو وظایف را بر روی یک تابلوی Kanban که به ستون‌هایی تقسیم شده است (مشابه Trello) نمایش می‌دهد.
شکل تقویم وظایف را در تقویم نمایش می دهد که می تواند برای اطمینان از اینکه پروژه شما در مسیر درست قرار دارد مفید باشد.
نمای تایم لاین پروژه ها را به صورت مجموعه ای از وظایف در یک جدول زمانی نمایش می دهد. می توانید برای نشان دادن وابستگی ها بین وظایف ارتباط برقرار کنید. اگر با نمودار گانت آشنا هستید، این دیدگاه مشابه است.
علاوه بر این نماهای مختلف پروژه، آسانا به شما امکان می دهد تاریخ های مقرر را تعیین کنید، در مورد وظایف نظر دهید، وظایف را به وظایف فرعی تقسیم کنید و فایل ها را پیوست کنید. بسیاری از ادغام برنامه های شخص ثالث نیز در دسترس هستند.
قیمت:
رایگان برای تیم های حداکثر 15 نفر با دیدگاه ها و ویژگی های اولیه پروژه.
پلتفرم ها: اندروید، iOS، وب
برنامه مدیریت پروژه یا برنامه های برنامه ریزی به شما کمک می کنند روش های پیشرفته برای انجام کارهایتان داشته باشید
3-Notion
Notion می‌خواهد برنامه کار دانش یکپارچه شما باشد. می توانید از آن برای نوشتن اسناد، یادداشت برداری، ایجاد پایگاه های دانش، ایجاد صفحات گسترده و مدیریت پروژه ها استفاده کنید.
در هسته خود، مفهوم حول صفحات و پایگاه داده ها ساخته شده است. در هر صفحه، می‌توانید محتوایی مانند متن، تصاویر، پیوندها و غیره اضافه کنید. این در حال حاضر مفید است، اما قدرت واقعی Notion در پایگاه‌های داده نهفته است. می توانید چندین نوع پایگاه داده را به هر صفحه Notion اضافه کنید، از جمله تابلوهای kanban، لیست ها، تقویم ها و جداول.
هنگامی که یک پایگاه داده ایجاد کردید، می توانید مواردی را به آن اضافه کنید تا وظایف، دارایی های پروژه یا هر چیزی که نیاز دارید را نشان دهد. و می توانید ویژگی های سفارشی مانند “نام عضو تیم” یا “وضعیت” را برای کمک به مدیریت پایگاه داده خود تعریف کنید. هر آیتمی که در یک پایگاه داده ایجاد می‌کنید، صفحه مخصوص به خود در Notion نیز می‌باشد، به این معنی که می‌توانید با نحوه مدیریت پروژه‌ها بسیار دقیق شوید.
علاوه بر این، شما چندین گزینه برای مشاهده پایگاه های داده خود دارید. به عنوان مثال، می‌توانید بین مشاهده آیتم‌های پایگاه داده خود در صفحه کانبان و تقویم جابجا شوید. این به شما انعطاف‌پذیری بیشتری برای مدیریت پروژه‌هایتان می‌دهد و یافتن اطلاعات مورد نیاز اعضای تیم را آسان می‌کند.
بیشتر بخوانید
نظارت بر فعالیت کارمندان
قیمت:
طرح شخصی برای افراد رایگان است (و می توانید حداکثر 5 مهمان را برای مشاهده خصوصی کار خود دعوت کنید).
برنامه Personal Pro (4 دلار در ماه) همه چیز را در برنامه شخصی به اضافه بارگذاری نامحدود فایل، مهمانان نامحدود، تاریخچه نسخه نامحدود و دسترسی به API ارائه می دهد.
دانش آموزان و مربیان می توانند طرح Personal Pro را به صورت رایگان دریافت کنند.
پلتفرم ها: اندروید، iOS،
مک، ویندوز، وب
4-ClickUp
ClickUp سعی می کند لیست های کارها، مدیریت پروژه، اسناد، صفحات گسترده، تصویربرداری از صفحه و موارد دیگر را در یک برنامه واحد ترکیب کند. در حالی که من نمی بینم که به این زودی جایگزین همه برنامه های کاری من شود، این یک راه حل قدرتمند برای مدیریت پروژه است.
مانند Asana، ClickUp به شما امکان می دهد پروژه های خود را با استفاده از لیست ها، تابلوها، تقویم ها و نمودارهای گانت تجسم کنید. با این حال، این برنامه همچنین یک نمای جعبه اضافه می کند تا پیشرفت هر یک از اعضای تیم در انجام وظایف خود را به شما نشان دهد. اگر تیم بزرگی را مدیریت می کنید، این می تواند مفید باشد.
علاوه بر این، ClickUp به شما دید وسیع تری از کار شما با اهداف می دهد. اهداف برای سازمان شما اولویت های سطح بالاتری هستند که می توانند پروژه ها و وظایف شما را هدایت کنند. و هنگامی که اهدافی را تعیین کردید، می توانید آنها را به اهداف تقسیم کنید (نتایج را که می توانید کمیت کنید). سپس می‌توانید اهداف را به وظایف خود پیوند دهید و با تکمیل آنها شاهد افزایش متر پیشرفت باشید.
قیمت:
یک طرح رایگان با کاربران نامحدود، وظایف نامحدود و فضای ذخیره سازی/ادغام محدود در دسترس است.
پلتفرم ها: اندروید، iOS، مک، ویندوز، لینوکس، آمازون فایر، وب
5-nTask
nTask یکی دیگر از ورودی های قوی به دنیای برنامه های مدیریت پروژه است.
در ابتدایی ترین سطح، nTask کار شما را به فضاهای کاری که حاوی وظایف هستند، جدا می کند. هر یک از این کارها مجموعه ای از ویژگی های بهره وری مفید خود را دارد، از جمله لیست کارهایی که باید انجام دهید، تاریخ شروع و پایان واقعی برنامه ریزی شده در مقایسه با آن، و نظرات. هیچ یک از ویژگی‌های فوق پیشرفت‌کننده نیست، اما هرچه عمیق‌تر می‌شوید، همه چیز جالب‌تر می‌شود.
ابتدا، nTask ردیابی زمان را مستقیماً در برنامه ایجاد می کند. تنها کاری که باید انجام دهید این است که یک کار را انتخاب کنید، روی دکمه “Play” کلیک کنید و شروع به پیگیری زمان خود کنید. سپس می توانید تمام زمان ردیابی شده خود را در پانل Timesheet برنامه مشاهده کنید. این امر نیاز به استفاده (یا پرداخت هزینه) نرم افزار ردیابی زمان شخص ثالث را از بین می برد.
همراه با ردیابی زمان، می توانید جلسات را در nTask نیز برنامه ریزی کنید. علاوه بر جزئیات استاندارد مانند تاریخ، زمان و مدت، می‌توانید جلسات را با وظایف خاصی مرتبط کنید. به این ترتیب، برای برنامه ریزی جلسه نیازی به جابجایی بین nTask و سایر برنامه های زمان بندی ندارید. در نهایت، nTask موفق می شود همه اینها را در یک رابط زیبا از نظر زیبایی جمع کند. قدرت زیادی در زیر کاپوت وجود دارد، اما به راحتی می توانید به عنوان یک کاربر جدید وارد برنامه شوید و به سرعت یاتاقان های خود را دریافت کنید.
پلتفرم ها: اندروید، iOS، وب
6-Basecamp
بسیاری از برنامه های این مقاله بسیار قدرتمند اما پیچیده هستند. در مقابل، Basecamp بسیار ساده است (اما هنوز هم قدرتمند). Basecamp کار شما را به پروژه ها تقسیم می کند. هر پروژه دارای ویژگی هایی مانند لیست کارها، تقویم، صفحه پیام و چت گروهی برای پیام های سریع است. همچنین مکانی برای ذخیره اسناد، تصاویر، صفحات گسترده و سایر فایل های خارجی وجود دارد. همه اینها چیزهای بسیار استانداردی هستند، اگرچه به روشی تمیز و با طراحی خوب اجرا شده اند. با این حال، دو ویژگی کلیدی وجود دارد که Basecamp را از سایر برنامه های مدیریت پروژه متمایز می کند.
اولاً، هر پروژه دارای یک ویژگی به نام بررسی خودکار است. این سوالات تکراری اعضای تیم را وادار می کند تا از پیشرفت خود گزارش دهند و جلسات غیر ضروری با مدیریت را کاهش می دهد.
دوم، Basecamp شامل یک راه منحصر به فرد برای تجسم پیشرفت پروژه شما است: نمودارهای تپه. این نمودارها به شما امکان می دهند هر یک از لیست کارهای پروژه را روی منحنی که شبیه تپه است ببینید. نیمه سمت چپ منحنی لیست کارهایی را نشان می دهد که اعضای تیم هنوز در حال کشف نحوه اجرای آن هستند. نیمه سمت راست منحنی لیست کارهایی را نشان می دهد که تیم نحوه مقابله با آنها را مشخص کرده است
با اطمینان بیشتر اعضای تیم در مورد نحوه اجرای فهرست کارها، می توانند آن را به سمت بالا و سپس پایین منحنی حرکت دهند. این نمای سطح بالا به شما کمک می کند تا موانع پروژه را شناسایی کنید و اگر تیمی به کمک نیاز داشت، مداخله کنید.
روش های مدیریت برنامه در برنامه مدیریت پروژه
7-Jira
Jira یک ابزار محبوب برای مدیریت پروژه های نرم افزاری است که از فلسفه توسعه چابک استفاده می کنند. توضیح توسعه چابک از حوصله این مقاله خارج است. اما ایده اصلی توسعه، بهبود و انتشار نرم‌افزار به‌جای یک راه‌اندازی بزرگ است. Jira شامل بسیاری از ویژگی های ساخته شده به طور خاص برای تیم های توسعه نرم افزار است. در هسته این موضوع مسائلی وجود دارد که نشان دهنده کاری است که تیم شما روی آن کار می کند (رفع اشکال، وظایف پروژه و غیره). Jira به شما امکان می دهد مسائل خود را در یک بک لاگ سازماندهی کنید، که یک لیست متمرکز از تمام وظایف پروژه شما است.
Jira دو راه اصلی برای تجسم وظایف پروژه شما ارائه می دهد: اسکرام برد و برد کانبان. اسکرام تکنیکی برای پیاده سازی توسعه چابک است که پروژه های نرم افزاری را به اسپرینت تقسیم می کند. (برای توضیح بیشتر به این راهنما مراجعه کنید). برد اسکرام بک لاگ پروژه، اسپرینت‌های فعال تیم و گزارش‌های مربوط به پروژه را به شما نشان می‌دهد. تابلوی کانبان وظایف شما را بر روی تابلویی نشان می دهد که بر اساس پیشرفت آنها به ستون هایی تقسیم شده است. به گفته جیرا، اگر تیم شما در دوی سرعت کار نکند، این دیدگاه بهتر است، بلکه یک جریان ثابت کار است.
اگر تیم شما در حال حاضر از توسعه چابک استفاده می کند یا قصد دارد از آن استفاده کند، Jira می تواند راه حلی باشد که به دنبال آن هستید.
بیشتر بخوانید جلوگیری از خرابی باتری لپتاپ
8-Monday.com
Monday.com یک برنامه بصری و منعطف برای مدیریت پروژه ها از همه نوع است. مانند بسیاری دیگر از برنامه های مدیریت پروژه، Monday.com از تابلوها برای سازماندهی اطلاعات استفاده می کند. هر تابلو شامل مواردی است که به گروه ها و ستون ها تقسیم شده اند. گروه ها سازمان سطح بالایی برای آیتم های شما هستند، مانند “برنامه ریزی” یا “طراحی”. ستون ها حاوی داده های مربوط به اقلام هستند، که می تواند هر چیزی از تاریخ سررسید گرفته تا نام شخص (و خیلی، خیلی بیشتر) باشد.
با استفاده از این بلوک های ساختمانی، می توانید سیستمی برای مدیریت انواع کارها ایجاد کنید. اگر نمی‌خواهید یک سیستم از ابتدا ایجاد کنید، Monday.com ده‌ها قالب تخته را ارائه می‌دهد. همچنین در صورت تمایل می توانید قالب های خود را ایجاد کنید. علاوه بر این ویژگی‌ها، Monday.com به شما امکان می‌دهد گردش‌های کاری رایج را خودکار کنید (بدون نیاز به دانش کدنویسی). هر اتوماسیون بر اساس دستور العملی است که از اطلاعات برنامه Monday.com برای اجرای یک عمل استفاده می کند. به عنوان مثال، هنگامی که یک پست وبلاگ را به عنوان “منتشر شده” علامت گذاری می کنید، می توانید به طور خودکار به مدیر رسانه های اجتماعی خود اطلاع دهید.
5 مرحله مدیریت پروژه
فرآیند مدیریت پروژه معمولاً به فازهای جداگانه تقسیم می شود که پروژه را از ابتدا تا انتها می برد. این مراحل عبارتند از:
شروع
برنامه ریزی
اجرا
نظارت و کنترل
بسته
این مراحل اغلب با چرخه عمر پروژه همپوشانی دارند. آنها می توانند به شما در تعیین جریان و توالی صحیح عملیات برای به نتیجه رساندن پروژه خود کمک کنند. چک لیست مدیریت پروژه ما می تواند به شما کمک کند وظایف هر یک از مراحل پروژه را تقسیم بندی کنید.
1. شروع پروژه
شروع، شروع رسمی یک پروژه است. معمولاً با صدور دستور پروژه شروع می شود که به طور خلاصه هدف پروژه را توضیح می دهد و هزینه بودجه را مجاز می کند. در این مرحله باید پروژه را در سطح وسیعی تعریف کنید. این اغلب با این موارد شروع می شود:
یک مورد تجاری – توجیه نیاز به پروژه و برآورد مزایای بالقوه
یک مطالعه امکان سنجی – ارزیابی مشکل و تعیین اینکه آیا پروژه آن را حل می کند یا خیر
اگر تصمیم به انجام پروژه دارید، باید یک سند شروع پروژه (PID) ایجاد کنید. این پایه و اساس پروژه شما و یک نقطه مرجع حیاتی برای مراحل بعدی است. اجزای کلیدی PID شما باید عبارتند از:
مورد کسب و کار شما
اهداف، محدوده و اندازه پروژه
سازمان پروژه (تعریف “چه کسی، چرا، چه، چه زمانی و چگونه” پروژه)
محدودیت های پروژه
ریسک های پروژه
سهامداران
چارچوب کنترل و گزارش پروژه
معیارهای بسته شدن و ارزیابی پروژه
اگر پروژه های مختلف و متفاوت دارید حتما برنامه مدیریت پروژه را امتحان کنید
2. تعریف و برنامه ریزی پروژه
برنامه ریزی پروژه کلید مدیریت موفق پروژه است. این مرحله معمولاً با تعیین اهداف آغاز می شود. دو رویکرد رایج عبارتند از:
روش SMART
(ویژه، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، واقع بینانه و به موقع)
روش CLEAR
(همکاری، محدود، احساسی، قابل درک، قابل اصلاح)
در این مرحله، شما همچنین محدوده پروژه را تعریف می‌کنید و برنامه پروژه و برنامه زمان‌بندی شکست کار را تهیه می‌کنید. این شامل شناسایی:
زمان، هزینه و منابعی که در اختیار شماست
نقش ها و مسئولیت های پروژه
کیفیت
نقاط عطف
معیارهای عملکرد پایه
ایست های بازرسی پیشرفت
ریسک و منابع برای حل مسائل پیش بینی نشده
بیشتر بخوانید کلاهبرداری تلگرامی
3. راه اندازی و اجرای پروژه
پیاده سازی (که اجرای پروژه نیز نامیده می شود) به سادگی به معنای اجرای طرح پروژه شما است. اغلب با یک “جلسه آغازین” پروژه آغاز می شود.
در طول این مرحله، شما وظایف و فعالیت های برنامه پروژه خود را برای تولید محصولات تحویلی پروژه انجام خواهید داد. به عنوان مثال، اگر در حال ایجاد یک بسته تبلیغاتی برای یک نمایشگاه تجاری هستید، تحویل اولیه ممکن است جمع آوری اطلاعات محصول و قیمت ها و تکمیل تمام عکسبرداری از محصول و امضای آن توسط مشتری باشد.
مدیران پروژه ممکن است این کار را توسط:
نظارت بر یک تیم
مدیریت بودجه و منابع
برقراری ارتباط با ذینفعان
نظارت و کنترل دقیق در این مرحله می تواند به شما کمک کند تا برنامه پروژه را در مسیر درست نگه دارید. می‌توانید از طیف وسیعی از ابزارها و فرآیندها برای کمک به مدیریت مواردی مانند زمان، هزینه، کیفیت و ریسک‌ها یا انتقال پیشرفت و مدیریت پذیرش مشتری استفاده کنید.
4. نظارت و کنترل پروژه
نظارت و کنترل اغلب با اجرا همپوشانی دارند زیرا اغلب همزمان اتفاق می‌افتند. آنها به اندازه گیری پیشرفت و عملکرد پروژه و رسیدگی به مسائلی که از کار روزانه ناشی می شود نیاز دارند.
شما می توانید از شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) برای تعیین اینکه آیا پروژه شما در مسیر درست قرار دارد یا خیر استفاده کنید. چیزهایی که می توانید اندازه گیری کنید عبارتند از:
اگر پروژه شما طبق برنامه و بودجه است
ممکن است وظایف خاصی در حال انجام است
اگر به مسائل به اندازه کافی رسیدگی شود
در طول این مدت، ممکن است لازم باشد برنامه ها و منابع را تنظیم کنید تا مطمئن شوید که پروژه شما در مسیر خود باقی می ماند. نحوه اندازه گیری عملکرد و تعیین اهداف را ببینید.
5. پایان پروژه
در این مرحله آخر، کار خود را تکمیل کرده و پروژه را منحل خواهید کرد. بسته شدن لزوماً به معنای موفقیت نیست، بلکه صرفاً نقطه پایانی پروژه است – به عنوان مثال، بسته شدن زمانی اتفاق می‌افتد که پروژه‌هایی را که شکست می‌خورند لغو کنید.
بسته شدن پروژه اغلب شامل موارد زیر است:
تحویل کالاهای تحویلی
آزاد کردن کارکنان و منابع
بایگانی یا تحویل هر گونه اسناد پروژه مربوطه
لغو قراردادهای تامین کننده
تکمیل کلیه فعالیت های پروژه
تهیه گزارش و بودجه نهایی پروژه
در صورتی که این مورد اعمال شود، طبق معمول به تجارت تحویل دهید
پس از بسته شدن، می توانید یک بررسی پس از اجرای پروژه (که گاهی به عنوان جلسه “پس از مرگ” نامیده می شود) انجام دهید. این فرصتی است برای ارزیابی اینکه چه چیزی خوب بوده و چه چیزی خوب نشده است. درک شکست‌ها، در صورت وجود، می‌تواند به شما کمک کند درس‌هایی بیاموزید و روش‌های خود را بهبود ببخشیدانجام پروژه های آینده
نتیجه
برنامه مدیریت پروژه روش های مختلفی دارد که به شما کمک کند. از یاداوری کردن برنامه های شما در روز تا پیدا کردن روش هایی برای روند تکمیل پروژه شما. به شما پیشنهاد می کنیم در صورتی که در روز کار های متفاوتی انجام می دهید یکی از این برنامه ها را نصب کنید تا متوجه شوید که چگونه به شما کمک می کند!.
